ترافل باند: نظام واحد لمنظّمي الرحلات ووكالات السفر وفعاليات الأعمال

المشكلة: أنظمة متفرقة لا يعرف بعضها بعضًا

تعتمد معظم شركات السياحة على أدوات متفرقة: أداة للحجوزات، وأخرى للتعاقدات، وثالثة للمخزون، وجدول بيانات للحسابات، ودفتر للعملاء. ويحتفظ كل منها بجزء من الحقيقة ولا يحتفظ أي منها بها كاملة، فلا يستطيع أحد أن يرى التشغيل كله في وقت واحد، وتُتخذ القرارات بناءً على الجزء المفتوح أمام صاحب القرار في تلك اللحظة.

وُلد ترافل باند من سنوات من العمل داخل التشغيل السياحي لا بجواره. وقد بُني لمن يديرون الملفات بأنفسهم، لا كنظام إدارة عام أُلبس ثوبًا سياحيًا.

ماذا يغطي ترافل باند

• السياحة الوافدة والمغادرة: استقبال القادمين وتسيير المجموعات المغادرة، والحجوزات الدولية والطيران والنقل بين الدول، مع إبقاء التسليم بين الوجهات داخل ملف واحد.
• بناء البرامج المخصصة: تجميع الإقامة والأنشطة والزيارات في برنامج مسعّر للعميل الذي أمامك، لا لعميل متوسط افتراضي.
• إدارة المخزون: متابعة الغرف ووسائل النقل والمرشدين والبرامج باعتبارها موارد محدودة فعلًا، فيجري التوزيع وفق المتاح لا وفق التمني.
• تخطيط الرحلات وجدولتها: برامج الرحلة بأنشطتها وزياراتها وتنقلاتها، بحيث يكون يوم وصول المجموعة مكتوبًا سلفًا.
• فعاليات الأعمال: المؤتمرات والفعاليات المؤسسية والرحلات التحفيزية، مع حجز القاعات والنقل ولوجستيات الفعالية داخل النظام نفسه الذي يدير باقي النشاط.
• الحسابات وإدارة العملاء: الحركات المالية والفواتير والمدفوعات من جهة، وسجل عميل واحد وبرامج الولاء والمتابعة من جهة أخرى.
• إدارة الفرق والمهام: قوائم مهام مُسندة إلى أشخاص بمواعيد نهائية وتنبيهات، لأن الرحلة التي لا يملكها أحد هي الرحلة التي تتأخر.

تقارير يفتحها المديرون فعلًا

على جانب التشغيل: ملخص الملف وحالته، والوصول حسب التاريخ وحسب عدد المسافرين، ومخطط الشهر وحالة الشهر، وقائمة التسكين، وتقرير التنقلات، وتقرير المركبات، وحالة الرحلات البحرية، ومخطط التشغيل. وعلى الجانب المالي: ميزان المراجعة، والميزانية العمومية، ودفتر الأستاذ العام، ودفتر الشركاء، وكشف الملف، وأعمار الذمم المدينة والدائنة، والملخص التنفيذي.

لمن يناسب

يناسب ترافل باند منظّمي الرحلات ووكالات السفر ومقدّمي الفعاليات، من المكتب الواحد الذي يدير ملفات السياحة الوافدة إلى الشركة التي تدير عدة فروع وإلى جوارها قسم لفعاليات الأعمال. وإذا كان العمل اليوم موزعًا على أربع أدوات وجدول بيانات، فترافل باند هو النظام الذي يحل محلها جميعًا.